A ata não é o resumo burocrático de uma reunião. É o documento com que o condomínio cobra dívidas em tribunal. Uma ata mal feita transforma uma dívida líquida e certa num processo caro e incerto.
O que mudou com a Lei n.º 8/2022
A Lei n.º 8/2022, de 10 de janeiro, que entrou em vigor a 10 de abril de 2022, reviu o regime da propriedade horizontal e modernizou várias formalidades que estavam desajustadas da prática.
Para quem administra condomínios, as alterações mais relevantes em matéria de assembleias e atas são estas:
Convocatórias por email
A convocatória para a assembleia de condóminos pode ser enviada por correio eletrónico. Deixou de ser necessário recorrer sempre a carta registada ou entrega em mão contra recibo.
Segunda convocação 30 minutos depois
Passou a ser válida a reunião do condomínio, no mesmo local, 30 minutos após a hora da primeira convocação, desde que esteja assegurada a representação de um quarto do valor total do prédio.
Na prática, evita-se a marcação de uma segunda assembleia noutra data por falta de quórum.
Assembleia anual no primeiro trimestre
O período para a realização da assembleia anual foi alargado, podendo excecionalmente ocorrer no primeiro trimestre do ano.
Assinatura da ata por email
A subscrição da ata pode ser feita através de declaração do condómino enviada por email, com assinatura eletrónica ou manuscrita.
Esta é, provavelmente, a alteração que mais tempo poupa a um administrador: deixa de ser necessário perseguir assinaturas presenciais para fechar a ata.
Comunicação das deliberações aos ausentes
A comunicação das deliberações aos condóminos que não estiveram presentes pode igualmente ser feita por email.
O que tem obrigatoriamente de constar
Além da identificação do condomínio, data, local, presenças, ordem de trabalhos e deliberações tomadas com o respetivo sentido de voto, há um ponto que a lei destacou expressamente:
Na ata da assembleia em que tenha sido deliberado o montante das contribuições devidas ao condomínio, tem de ser mencionado o montante anual a pagar por cada condómino e a data de vencimento das respetivas obrigações.
Este requisito não é decorativo. É precisamente o que torna a ata utilizável como título executivo — sem montante e sem vencimento, não há obrigação líquida e exigível.
Por que a ata é um título executivo
A ata constitui título executivo contra o condómino que não pague, no prazo estabelecido, a sua quota-parte.
A consequência prática é grande: perante uma dívida de quotas, o condomínio não precisa de propor uma ação declarativa para que um tribunal reconheça que a dívida existe. Pode avançar diretamente para a execução, com base na ata.
Isso pressupõe, evidentemente, que a ata esteja em condições:
- identifica o condómino devedor de forma inequívoca;
- indica o montante anual devido;
- indica a data de vencimento;
- está devidamente subscrita;
- a deliberação não foi impugnada com sucesso.
Falhar qualquer um destes pontos é o que transforma uma cobrança simples num processo longo.
Erros que anulam o efeito prático da ata
- Aprovar “o orçamento” sem discriminar valores por condómino. Sem o montante anual de cada um, falta o elemento essencial.
- Não fixar data de vencimento. Sem vencimento, não há mora nem juros.
- Redigir deliberações em termos vagos. “Aprovou-se a realização de obras” não é executável. É preciso o quê, quanto e quando.
- Não guardar prova do envio da convocatória. Se a convocatória for por email, o registo desse envio passa a ser parte do processo.
- Deixar a ata por assinar durante meses. Com a assinatura por email já não há justificação para o atraso.
Como um software de gestão ajuda aqui
A parte penosa das atas não é escrevê-las — é reunir a informação que tem de constar delas, e depois fazer com que essa informação se reflita na cobrança.
O SolidSoft GC gera o mapa de contribuições por condómino a partir das permilagens e do orçamento aprovado, emite os avisos de cobrança e os recibos com envio automático por email, e mantém o histórico de comunicações e deliberações. O Add-In do Word permite produzir a ata a partir dos dados reais do condomínio, em vez de os transcrever à mão.
Veja também: Como calcular as quotas de condomínio por permilagem e Obrigações do administrador de condomínio.